Bạn vừa làm xong một ngày mệt nhoài.
Mở mắt là chạy. Nghe điện thoại, chốt đơn, dỗ một khách giận, nhắc nhân viên, chữa cháy nhà cung cấp giao trễ. Đến tối ngồi thở, bạn không nhớ nổi hôm nay mình đã làm "đúng" cái gì.
Bận thì chắc chắn. Bận tối mặt.
Nhưng cuối tháng mở sổ ra, doanh thu vẫn vậy. Khách vẫn nhiêu đó. Bạn vẫn là người làm nhiều nhất công ty.
Tôi viết bài này cho đúng cái cảm giác đó. Cái cảm giác cày như trâu mà nhìn lại thấy mình đứng yên một chỗ.
Bạn không lười. Bạn bận thật. Vấn đề là: bận và hiệu quả không phải một thứ. Và rất nhiều chủ doanh nghiệp đang nhầm cái này với cái kia, ngày qua ngày.
"Bận tối mặt" đã trở thành huân chương
Có một câu tôi nghe đi nghe lại từ các chị chủ cơ sở ở tỉnh: "Trời ơi dạo này bận muốn xỉu, không thở nổi."
Và lạ là — giọng nói ra câu đó thường có chút tự hào.
Mình hiểu. Bận làm mình thấy mình quan trọng. Thấy mình cần thiết. Thấy nếu mình nghỉ một ngày là cả cơ sở loạn. Cái cảm giác "không ai thay được mình" nó gây nghiện.
Nhưng đây là sự thật khó nghe: bận là cảm giác, không phải kết quả.
Bạn có thể bận 12 tiếng để làm một đống việc mà không việc nào làm công ty lớn lên. Và bạn cũng có thể chỉ làm 3 việc trong ngày mà mỗi việc đều đẩy doanh thu đi tới.
Người ngoài nhìn vào, hai người trông y như nhau — đều "bận". Nhưng cuối quý, một người đứng yên, một người đi xa.
Khác nhau ở chỗ: họ bận với việc gì.
Việc BẬN và việc HIỆU QUẢ khác nhau ra sao
Tôi chia mọi việc bạn làm trong ngày thành hai loại. Chỉ hai thôi.
Việc BẬN là việc phản ứng. Có chuyện xảy ra, bạn xử lý. Nó vụn vặt, lặp đi lặp lại, và quan trọng nhất: ai cũng làm được — không nhất thiết phải là bạn, người chủ.
Việc HIỆU QUẢ là việc tạo ra tiền hoặc tạo ra tăng trưởng. Nó thường khó hơn, không gấp, và chỉ bạn — hoặc rất ít người — làm được.
Để dễ hình dung, đây là bảng so sánh:
| Việc BẬN | Việc HIỆU QUẢ | |
|---|---|---|
| Bản chất | Phản ứng với việc tới | Chủ động tạo ra việc |
| Tính chất | Vụn vặt, lặp lại | Lớn, ít, có sức nặng |
| Ai làm được | Ai cũng làm được | Chỉ bạn (hoặc rất ít người) |
| Cảm giác khi làm | Gấp, hối hả, "cháy" | Chậm, cần nghĩ, đôi khi khó chịu |
| Kết quả sau 3 tháng | Công ty đứng yên | Công ty lớn lên |
| Ví dụ | Trả tin nhắn, chốt từng đơn lẻ, sửa bài đăng cho nhân viên, dò sổ kế toán | Xây quy trình bán hàng, đào tạo một người giỏi, tìm khách lớn, định giá lại sản phẩm |
Bạn đọc cột bên trái và thấy quen. Vì đó là cả ngày của bạn.
Vấn đề không phải việc bận là xấu. Việc bận vẫn phải có người làm. Vấn đề là bạn — người chủ — đang ôm hết việc bận, nên không còn thời gian cho việc hiệu quả.
Mà việc hiệu quả mới là việc làm công ty lớn. Không ai làm thay bạn được.
Vì sao 80% việc của bạn không tạo ra kết quả
Có một quy luật cũ tên là 80/20. Tôi xin nói cho đúng người chủ doanh nghiệp.
Trong tất cả việc bạn làm một tuần, khoảng 20% số việc tạo ra 80% kết quả. Phần còn lại — 80% việc kia — chỉ làm bạn bận, gần như không đẩy được gì.
Thử nghĩ lại tuần vừa rồi. Cái hợp đồng lớn nhất, khách sộp nhất, quyết định khiến doanh thu nhảy lên — nó đến từ một hai việc cụ thể. Không phải từ 200 tin nhắn bạn trả lời.
Đây là chỗ đau: phần lớn chủ doanh nghiệp dành 80% thời gian cho nhóm việc tạo ra 20% kết quả. Tức là đổ công sức nhiều nhất vào chỗ trả lại ít nhất.
Vì sao? Vì việc bận thì gấp. Nó hét vào mặt bạn. Khách nhắn là phải trả. Nhân viên hỏi là phải đáp. Còn việc hiệu quả thì không gấp — nó âm thầm chờ, không ai nhắc, nên cứ bị đẩy sang "để mai".
Và "để mai" thì không bao giờ tới.
Việc gấp thường không quan trọng. Việc quan trọng thường không gấp. Người chủ nào suốt ngày chữa cháy là người chủ đang để việc gấp ăn hết phần của việc quan trọng.
Ba khuôn mặt của "việc giả năng suất"
Nguy hiểm nhất là loại việc trông như đang làm việc, nhưng thật ra chỉ đang bận. Tôi gọi là việc giả năng suất. Nó lừa cả người làm.
Đây là ba khuôn mặt hay gặp nhất:
- Check tin nhắn, mail liên tục. Cứ vài phút lại mở điện thoại xem có gì mới. Cảm giác như đang "theo sát công việc". Thật ra là đang để công việc kéo mình đi từng phút một, không làm xong nổi một việc tử tế. Một việc cần 30 phút tập trung, bị ngắt 10 lần thì thành 2 tiếng.
- Họp mà không ra quyết định. Ngồi họp 1 tiếng rưỡi, nói rất nhiều, gật gù rất nhiều, xong đứng dậy không ai biết phải làm gì tiếp. Họp kiểu này không phải làm việc. Nó là bận tập thể. Một cuộc họp tốt phải kết thúc bằng câu: ai làm gì, xong khi nào.
- Tự tay làm việc lặt vặt. Tự thiết kế cái bài đăng. Tự đi giao một đơn cho nhanh. Tự gọi nhắc khách hẹn. Mỗi việc nhỏ thôi, nhưng cộng lại ăn hết ngày của bạn — và đó toàn là việc trả công vài chục nghìn một giờ, trong khi thời gian của người chủ đáng giá hơn nhiều.
Cả ba việc này đều cho bạn cảm giác "tôi đang làm việc mà". Đúng. Nhưng là việc của người khác, không phải việc của người chủ. (Tôi viết kỹ hơn về cái bẫy "tự ôm vì làm cho nhanh" trong bài Bẫy Nữ Cường Nhân.)
Bài tập 3 ngày: soi cho ra sự thật
Nói lý thuyết thì dễ. Nhưng bạn sẽ không tin cho đến khi tự nhìn thấy. Nên tôi muốn bạn làm một bài tập nhỏ. Mất công một chút, nhưng nó sẽ làm bạn giật mình.
Ghi nhật ký thời gian 3 ngày.
Cách làm rất đơn giản:
- Lấy một tờ giấy hoặc mở ghi chú điện thoại.
- Cứ mỗi 30 phút, ghi một dòng: bạn vừa làm gì.
- Đừng sửa cho đẹp. Ghi thật. "Lướt điện thoại" cũng ghi. "Cãi nhau với shipper" cũng ghi.
- Làm đủ 3 ngày làm việc bình thường.
Sau 3 ngày, ngồi xuống và làm một việc duy nhất: gắn nhãn từng dòng — Bận hay Hiệu quả.
Việc nào ai cũng làm được, phản ứng, vụn vặt → ghi chữ B. Việc nào tạo ra tiền hoặc tăng trưởng, chỉ bạn làm được → ghi chữ H.
Rồi đếm.
Phần lớn người làm bài này lần đầu đều bàng hoàng: 80–90% là chữ B. Một ngày của người chủ, hóa ra gần như toàn việc mà một nhân viên được đào tạo tử tế là làm được.
Đó không phải để bạn tự trách. Đó là tin tốt. Vì nó có nghĩa là: phần lớn gánh nặng trên vai bạn là thứ có thể chuyển đi được.
Vậy rồi làm gì với cái danh sách đó
Khi bạn đã có danh sách việc B và việc H, bước tiếp theo không phải là "cố làm nhanh hơn". Cố nhanh hơn chỉ làm bạn kiệt sức nhanh hơn.
Bước tiếp theo là hỏi, với từng việc B: việc này có nhất thiết phải là tôi không?
Tôi dạy một hệ 4 bước để xử lý từng việc một: Giao → Quy trình → Tự động (AI) → Bỏ.
- Việc nào người khác làm được → giao đi.
- Giao mà sợ làm sai → viết một quy trình một trang để ai cầm cũng làm được.
- Việc lặp đi lặp lại, máy làm được → để AI tự động làm. Có tới 7 việc lặt vặt bạn có thể đẩy cho AI ngay tuần này.
- Việc nào làm hay không cũng chẳng ảnh hưởng → bỏ thẳng.
Đây cũng chính là hệ thống tôi vẽ ra trong bài tổng Lộ trình thoát cảnh ôm việc — nếu bạn muốn nhìn toàn cảnh trước khi bắt tay.
Cái hay là: bạn càng dọn được việc B ra khỏi tay, bạn càng có chỗ trống cho việc H. Mà việc H mới là việc làm công ty lớn.
Đây cũng là lý do tôi hay nói: đừng cố quản lý thời gian, hãy quản lý chính mình. Quản lý thời gian là nhét thêm việc vào một cái ngày đã chật. Quản lý chính mình là quyết định việc nào xứng đáng với cái ngày của bạn, và mạnh dạn buông phần còn lại.
Một người chủ làm 3 việc đúng, mỗi ngày, đi xa hơn một người chủ làm 30 việc trong hối hả.
Tóm lại
- Bận là cảm giác, hiệu quả là kết quả. Đừng nhầm hai cái.
- Việc bận: phản ứng, vụn vặt, ai cũng làm được. Việc hiệu quả: tạo tiền và tăng trưởng, chỉ bạn làm được.
- 80% việc của bạn chỉ tạo 20% kết quả. Phần lớn chủ doanh nghiệp đổ thời gian nhiều nhất vào chỗ trả lại ít nhất.
- Coi chừng việc giả năng suất: check mail liên tục, họp không quyết, tự làm việc lặt vặt.
- Làm nhật ký thời gian 3 ngày, gắn nhãn B/H. Bạn sẽ thấy phần lớn gánh nặng là thứ chuyển đi được.
Bạn không cần làm nhiều hơn. Bạn cần làm ít việc B hơn, để dành sức cho việc H.
Nếu bài này chạm đúng chỗ, tôi có một món quà cho bạn: bộ "7 Mẹo Thoát Cảnh Ôm Việc" — 7 cách rất cụ thể để dọn bớt việc bận ra khỏi tay người chủ, bắt đầu được ngay tuần này.
Tải miễn phí tại hathithuyhuong.com.
Hoặc nhắn cho tôi:
- Email: hathithuyhuong.com@gmail.com
- Zalo: 0967969788
Bạn làm chủ để công ty phục vụ cuộc đời mình, chứ không phải để mình làm nô lệ cho công ty. Bắt đầu từ việc phân biệt cho rõ: hôm nay, tôi đang bận, hay đang hiệu quả?