Bạn vừa ngồi vào bàn lúc 7 giờ sáng. Đến 9 giờ tối, bạn vẫn còn ngồi đó. Nhìn lại cả ngày, bạn không nhớ nổi mình đã làm xong cái gì ra hồn. Họp một cuộc. Trả lời mấy chục tin nhắn. Sửa lại tờ báo cáo. Tự tay đi giao một đơn hàng vì sợ nhân viên làm hỏng. Mệt rã rời. Mà doanh thu thì vẫn vậy.
Tôi gặp chị Lan, chủ một cơ sở kinh doanh ở tỉnh, đúng trong tình cảnh này. Chị nói một câu tôi nhớ mãi: "Em làm nhiều lắm chị ơi, mà sao không thấy nhẹ đi tí nào." Tôi hỏi lại: "Trong từng đó việc, có bao nhiêu việc nếu bỏ đi thì chẳng ai để ý?" Chị im lặng. Rồi chị cười: "Hình như là phần lớn."
Đó là vấn đề. Không phải bạn làm ít. Bạn làm quá nhiều việc không đáng làm.
Ai cũng có to-do list, ít ai có "danh sách BỎ"
Chúng ta được dạy phải làm thêm. Sáng dậy là liệt kê hôm nay cần làm gì. App nhắc việc, sổ tay, bảng kanban — tất cả đều phục vụ một chiều: thêm vào. Càng gạch được nhiều dòng càng thấy mình giỏi.
Nhưng có một danh sách hầu như không ai viết: danh sách những việc cần BỎ.
Trong hệ 4 bước mà tôi dạy chủ doanh nghiệp nhỏ — GIAO, QUY TRÌNH, TỰ ĐỘNG (AI), và BỎ — thì BỎ là bước cuối và cũng là bước nhiều người né nhất. Vì ba bước đầu đều là "làm gì đó với việc". Còn BỎ là thừa nhận: việc này lẽ ra không nên tồn tại.
Tôi để bước BỎ ở cuối có lý do. Bạn không thể tự động hoá hay giao đi một việc vô ích — làm vậy chỉ là dời rác sang chỗ khác. Trước khi giao, hãy hỏi: việc này có đáng làm không? Nếu không, cắt luôn, đỡ tốn công thiết kế quy trình cho nó.
Vì sao bỏ việc khó hơn thêm việc
Thêm việc thì dễ. Bỏ việc thì đau. Có ba lý do.
Một là quán tính. "Trước giờ vẫn làm thế." Cái báo cáo tuần đó bạn làm từ ngày mở cửa hàng, ba năm rồi, bỏ thì thấy thiếu thiếu. Não chúng ta coi việc đang làm là việc cần làm, dù chẳng ai kiểm chứng lại.
Hai là sợ bỏ lỡ. "Lỡ bỏ đi mà cần thì sao?" Bạn giữ cuộc họp giao ban mỗi sáng vì sợ không họp thì đội nhóm rời rạc. Bạn lướt mạng xã hội liên tục vì sợ bỏ lỡ một đơn hàng. Nỗi sợ này có thật, nhưng nó khiến bạn giữ lại mọi thứ.
Ba là cái tôi. Việc này do chính tay bạn làm, bạn làm giỏi, bỏ đi như thể phủ nhận giá trị bản thân. Nhất là khi bạn là người sáng lập — cái gì cũng "phải có tôi mới yên tâm".
Hiểu ba rào cản này rồi, ta mới cắt được. Vì cắt việc không phải vấn đề thời gian, mà là vấn đề cho phép bản thân buông.
8 đầu việc chủ DN nhỏ nên cân nhắc cắt
Dưới đây là tám việc tôi thấy lặp đi lặp lại ở các chủ cơ sở như chị Lan. Không phải việc nào cũng bỏ hẳn — có việc chỉ cần giảm. Tôi sẽ nói rõ ở cuối. Trước hết, cùng soi từng việc: dấu hiệu nhận biết và cách xử lý.
1. Họp không ra quyết định
Dấu hiệu: Họp xong ai về chỗ nấy, không có việc cụ thể giao cho ai, tuần sau họp lại bàn đúng chuyện cũ. Cách cắt: Đặt luật — cuộc họp nào không chốt được ít nhất một quyết định + người chịu trách nhiệm thì huỷ. Nhiều cuộc họp giao ban thay được bằng một tin nhắn nhóm.
2. Báo cáo không ai đọc
Dấu hiệu: Bạn (hoặc nhân viên) mất nửa ngày làm báo cáo mà tháng sau không ai mở lại, không ra quyết định nào từ nó. Cách cắt: Thử "tắt" báo cáo đó một tháng. Nếu không ai hỏi, nó đã chết từ lâu. Giữ lại đúng vài con số bạn thật sự nhìn để ra quyết định.
3. Check mail/tin nhắn liên tục
Dấu hiệu: Cứ vài phút lại mở điện thoại, mỗi lần bị ngắt phải mất nhiều phút mới tập trung lại được. Cách cắt: Đây là việc GIẢM, không bỏ. Gom lại xem 2–3 lần cố định trong ngày. Tắt thông báo đẩy. Việc gấp thật sự người ta sẽ gọi.
4. Tự tay làm việc 50 nghìn khi giờ của bạn đáng giá hơn
Dấu hiệu: Bạn tự đi giao hàng, tự dán tem, tự nhập liệu — những việc thuê người ngoài chỉ vài chục nghìn một giờ. Cách cắt: Tính nhẩm: một giờ của bạn nên dành cho việc tạo ra bao nhiêu tiền? Nếu việc đó thuê ngoài rẻ hơn nhiều giá trị giờ của bạn, hãy giao đi. Đây là bước GIAO trong hệ 4 bước.
5. Ôm khách "rẻ mà mệt"
Dấu hiệu: Vài khách chiếm phần lớn thời gian chăm sóc, trả giá thấp nhất, phàn nàn nhiều nhất, mà đóng góp doanh thu chẳng đáng bao nhiêu. Cách cắt: Rà lại danh sách khách. Nhóm khách nào tốn công nhất mà lời ít nhất, cân nhắc tăng giá hoặc lịch sự nói lời chia tay. Thời gian dôi ra dồn cho khách tốt.
6. Khuyến mãi không hiệu quả
Dấu hiệu: Chương trình giảm giá chạy theo thói quen, không ai đo xem nó có thật sự kéo thêm khách mới hay chỉ giảm lời trên khách cũ. Cách cắt: Trước mỗi khuyến mãi, hỏi: lần trước nó ra kết quả gì? Không đo được thì dừng một đợt xem doanh thu có tụt không. Thường là không.
7. Mạng xã hội không ra đơn
Dấu hiệu: Đăng bài đều đặn vài nền tảng, tốn thời gian làm nội dung, nhưng không có kênh nào thật sự đem khách về. Cách cắt: Đây thường là việc GIẢM. Chọn một kênh ra đơn nhất, dồn sức vào đó. Bỏ các kênh chỉ "cho có".
8. Hoàn hảo hoá việc nhỏ
Dấu hiệu: Bạn sửa đi sửa lại một cái bài đăng, một cái menu, một email — những thứ khách hàng chẳng để ý đến độ chi tiết đó. Cách cắt: Đặt mức "đủ tốt" cho việc nhỏ và dừng lại đúng mức đó. Để công sức hoàn hảo cho việc thật sự ảnh hưởng đến doanh thu.
Bảng tổng hợp: 8 việc nên BỎ hay GIẢM
| # | Đầu việc | BỎ hẳn hay GIẢM | Cách xử lý nhanh |
|---|---|---|---|
| 1 | Họp không ra quyết định | BỎ hẳn | Không chốt được quyết định thì huỷ họp |
| 2 | Báo cáo không ai đọc | BỎ hẳn | Tắt thử 1 tháng, không ai hỏi là bỏ |
| 3 | Check mail/tin liên tục | GIẢM | Gom lại 2–3 lần/ngày, tắt thông báo |
| 4 | Tự làm việc 50k | BỎ (giao đi) | So giá trị giờ của bạn, thuê ngoài |
| 5 | Khách "rẻ mà mệt" | BỎ chọn lọc | Tăng giá hoặc chia tay nhóm khách lỗ công |
| 6 | Khuyến mãi vô ích | BỎ/tạm dừng | Dừng 1 đợt, đo doanh thu có tụt không |
| 7 | Mạng xã hội không ra đơn | GIẢM | Dồn vào 1 kênh ra đơn nhất |
| 8 | Hoàn hảo hoá việc nhỏ | GIẢM | Đặt mức "đủ tốt" rồi dừng |
Phân biệt BỎ hẳn và GIẢM tần suất
Đây là điểm quan trọng để bạn không cắt sai.
BỎ hẳn là khi việc đó không tạo ra giá trị, dừng lại cũng không ai thiệt. Cuộc họp vô bổ, báo cáo chết, khuyến mãi không hiệu quả — đó là loại bỏ thẳng tay. Bỏ rồi bạn sẽ thấy nhẹ chứ không thiếu.
GIẢM tần suất là khi việc đó có giá trị, nhưng bạn đang làm quá liều. Trả lời tin nhắn là cần thiết — nhưng không cần cứ vài phút một lần. Mạng xã hội có thể ra khách — nhưng không cần dàn trải năm kênh. Với loại này, đừng bỏ; hãy đặt giới hạn rồi giữ kỷ luật với giới hạn đó.
Cách phân biệt đơn giản: tự hỏi "nếu việc này biến mất hoàn toàn, có ai thiệt không?" Không ai thiệt — BỎ. Có người thiệt nhưng làm ít lại vẫn ổn — GIẢM.
Tôi gợi ý cách làm với chị Lan, và bạn cũng có thể làm ngay hôm nay: lấy một tờ giấy, kẻ đôi. Một bên ghi việc BỎ, một bên ghi việc GIẢM. Mỗi tuần nhìn lại to-do list của mình, chuyển bớt vài dòng sang tờ giấy này. Một tháng sau, bạn sẽ ngạc nhiên vì ngày của mình rộng ra bao nhiêu.
Chị Lan cắt được bốn việc trong tuần đầu. Việc đầu tiên chị bỏ là cuộc họp giao ban mỗi sáng — thay bằng một tin nhắn nhóm. Chị nói với tôi: "Giờ sáng em có thêm một tiếng để nghĩ chuyện lớn, thay vì ngồi nghe báo cáo loanh quanh."
Cắt việc không phải lười. Cắt việc là để dành sức cho thứ duy nhất chỉ bạn — người chủ — làm được: quyết định hướng đi cho doanh nghiệp của mình.
Bước "Bỏ" này là một phần trong cả hệ thống thoát cảnh ôm việc — bạn có thể đọc toàn cảnh ở bài Doanh nghiệp tự chạy: lộ trình thoát cảnh ôm việc. Sau khi đã bỏ bớt việc vô ích, hãy để AI gánh phần việc lặp còn lại — xem 7 việc bàn giấy nên để AI làm.
Nếu bạn đang ở đúng chỗ chị Lan từng đứng — làm quá nhiều mà không nhẹ đi tí nào — tôi có một tài liệu ngắn dành cho bạn: "7 Mẹo Thoát Cảnh Ôm Việc". Bảy việc nhỏ, làm được ngay, để bạn bắt đầu buông những thứ không đáng ôm.
Tải miễn phí tại hathithuyhuong.com. Cần trao đổi thêm, nhắn tôi qua email hathithuyhuong.com@gmail.com hoặc Zalo 0967969788. Tôi đọc và trả lời từng tin.
Bạn không cần làm nhiều hơn. Bạn cần làm ít việc vô ích đi.